Πώς διαλέγεις πρόγραμμα κουζίνας: 10 ερωτήσεις

Πρόγραμμα διαχείρισης κουζίνας (στα αγγλικά kitchen management system, KMS) είναι το λογισμικό που κρατά τις συνταγές και το κόστος, την αποθήκη και τις παραλαβές, και τα αρχεία ασφάλειας τροφίμων μιας επαγγελματικής κουζίνας. Τα περισσότερα ξεκινούν από ένα από αυτά τα τρία και εκεί είναι πιο δυνατά. Οι ερωτήσεις που ακολουθούν σε βοηθούν να δεις ποιο ταιριάζει στη δική σου κουζίνα.

1. Τι θέλεις να λύσεις πρώτα;

Κόστος ανά πιάτο, αποθήκη και λήξεις, ή αρχεία HACCP για τον έλεγχο; Γράψε τα τρία πιο ακριβά σου προβλήματα με τη σειρά. Το πρόγραμμα που λύνει καλύτερα το πρώτο είναι συνήθως η σωστή αρχή.

2. Δουλεύει στο κινητό, μέσα στην κουζίνα;

Οι καταγραφές γίνονται στην πόρτα του ψυγείου και στην παραλαβή, όχι στο γραφείο. Δοκίμασε μια καταγραφή θερμοκρασίας και μια παραλαβή από το κινητό, με βιαστικά χέρια.

3. Είναι στα ελληνικά, με υποστήριξη στα ελληνικά;

Η ομάδα της κουζίνας πρέπει να το καταλαβαίνει χωρίς εκπαίδευση στα αγγλικά, κι εσύ, όταν κάτι κολλήσει, να μιλάς με άνθρωπο στη γλώσσα σου.

4. Καλύπτει τα αρχεία HACCP που ζητά ο έλεγχος;

Ρώτα για τα αρχεία της υγειονομικής διάταξης: προσωπικού, νερού, καθαρισμού, απεντόμωσης, θερμοκρασιών, πρώτων υλών. Δες τι πρέπει να έχει ο φάκελος HACCP εστιατορίου.

5. Βγάζει κόστος μερίδας με φύρα και απόδοση;

Το κόστος από το μεικτό κιλό του τιμολογίου είναι λάθος. Ζήτα να δεις μια συνταγή με απόδοση ανά υλικό και food cost με την τιμή πώλησης.

6. Πώς μπαίνει η παραλαβή στην αποθήκη;

Αν η παραλαβή γράφεται μία φορά για το HACCP και άλλη μία για την αποθήκη, στην πράξη θα γράφεται μόνο η μία. Ρώτα αν σαρώνει barcode, αν διαβάζει το QR του ψηφιακού δελτίου αποστολής και αν περνά στο απόθεμα με την ίδια κίνηση.

7. Συνδέεται με το myDATA και με το ταμείο σου;

Δύο διαφορετικές συνδέσεις: η παραλαβή με το ψηφιακό δελτίο αποστολής περνά από το myDATA, οι πωλήσεις έρχονται από το ταμείο. Ρώτα τι υπάρχει σήμερα και τι υπόσχεται για αργότερα.

8. Μπαίνει όλη η ομάδα, με δικό της λογαριασμό;

Η κουζίνα δουλεύει σε βάρδιες. Αν όλοι γράφουν με τον ίδιο κωδικό, δεν ξέρεις ποιος έκανε μια καταγραφή. Ρώτα αν κάθε άτομο έχει δικό του λογαριασμό και ρόλο, και αν μένει ιστορικό των αλλαγών.

9. Πώς μπαίνουν τα δεδομένα σου, και πώς βγαίνουν;

Ρώτα αν οι συνταγές σου μπαίνουν από Excel και ποιος κάνει το στήσιμο. Και το αντίθετο: αν παίρνεις τα δεδομένα σου σε Excel όποτε θέλεις, και πού αποθηκεύονται.

10. Πώς χρεώνεται;

Ανά μονάδα, ανά χρήστη ή ανά λειτουργία; Υπάρχει κόστος στησίματος; Τι γίνεται τους μήνες που το μαγαζί είναι κλειστό; Ζήτα να τα δεις γραμμένα πριν αποφασίσεις.

Πώς απαντά το Ξenia 360

Για να είμαστε δίκαιοι, οι δικές μας απαντήσεις στις ίδιες ερωτήσεις, και ό,τι δεν κάνουμε ακόμη:

Για τη σύγκριση με τον παλιό τρόπο, δες «λογισμικό κουζίνας ή Excel» και «HACCP σε χαρτί ή λογισμικό».