HACCP σε χαρτί, Excel ή λογισμικό;
Και τα τρία είναι νόμιμα, αν τα αρχεία είναι πλήρη και αληθινά. Η διαφορά είναι πόσο εύκολα μένουν πλήρη και αληθινά, κάθε μέρα, με κάθε βάρδια.
Η νομοθεσία δεν ζητά συγκεκριμένο μέσο. Ο Κανονισμός (ΕΚ) 852/2004 ζητά αρχεία ανάλογα με τη φύση και το μέγεθος της επιχείρησης, που να αποδεικνύουν ότι εφαρμόζεις τη μελέτη HACCP σου. Άρα η ερώτηση δεν είναι τι επιτρέπεται, αλλά τι αντέχει στην πράξη.
Η σύγκριση σε έναν πίνακα
| Χαρτί | Excel | Λογισμικό HACCP | |
|---|---|---|---|
| Ώρα καταγραφής | Όποια γράψει ο μάγειρας | Όποια πληκτρολογηθεί | Μπαίνει μόνη της |
| Τιμή εκτός ορίων | Περνά αν δεν την προσέξει κανείς | Περνά, εκτός αν στηθούν κανόνες | Βγαίνει κόκκινη και ζητά ενέργεια |
| Συμπλήρωση εκ των υστέρων | Εύκολη και δύσκολα φαίνεται | Εύκολη | Κάθε αλλαγή μένει στο ιστορικό |
| Πολλά ψυγεία και βάρδιες | Πολλά φύλλα σε πολλά σημεία | Ένα αρχείο, ένας χρήστης τη φορά | Όλοι μαζί, από όποια συσκευή |
| Ιχνηλασιμότητα | Γράφεται με το χέρι, από μνήμης | Αντιγραφή από άλλα φύλλα | Βγαίνει από συνταγές και αποθήκη |
| Αναζήτηση σε έλεγχο | Ντοσιέ ανά μήνα | Αρκεί να βρεις το σωστό αρχείο | Αρχείο ανά μήνα και τύπο εντύπου |
| Απώλεια | Νερό, φωτιά, λάθος ντουλάπι | Ένας υπολογιστής χωρίς αντίγραφο | Cloud με αντίγραφα ασφαλείας |
| Κόστος εκκίνησης | Εκτύπωση | Χρόνος για να στηθεί | Συνδρομή και ένα στήσιμο |
Πότε φτάνει το χαρτί
Σε μια μικρή κουζίνα με δύο ή τρία ψυγεία, λίγες παραλαβές την εβδομάδα και μια σταθερή ομάδα που γράφει τη στιγμή που μετρά, το χαρτί δουλεύει μια χαρά. Το κλειδί είναι καλά έντυπα και πειθαρχία. Αν είσαι εκεί, ξεκίνα από τα δωρεάν έντυπα HACCP.
Πότε το Excel γίνεται παγίδα
Το Excel μοιάζει με λύση γιατί είναι ψηφιακό. Όμως η ώρα γράφεται με το χέρι, το αρχείο ζει σε έναν υπολογιστή, και όταν το ανοίγουν δύο, κάποιος σώζει πάνω στον άλλον. Για κοστολόγηση ένα καλό φύλλο βοηθά. Για ημερήσια αρχεία HACCP, συνήθως προσθέτει δουλειά χωρίς να προσθέτει αξιοπιστία.
Πότε αξίζει λογισμικό
- Όταν έχεις πολλά ψυγεία, πολλές βάρδιες ή πάνω από έναν χώρο.
- Όταν η ιχνηλασιμότητα πρέπει να βγαίνει από τις συνταγές, όχι από τη μνήμη.
- Όταν ετοιμάζεσαι για πιστοποίηση ISO 22000 ή δέχεσαι ελέγχους από πελάτες.
- Όταν ο υπεύθυνος ποιότητας θέλει να βλέπει τι γίνεται χωρίς να είναι μέσα στην κουζίνα.
Δες τι κάνει στην πράξη το λογισμικό HACCP του Ξenia 360, ή ένα παράδειγμα ημέρας σε εστιατόριο.