Λογισμικό HACCP & Ιχνηλασιμότητα ISO 22000 για Κουζίνα

Κάθε επιχείρηση τροφίμων, από το μικρό εστιατόριο ως την κεντρική κουζίνα μαζικής εστίασης, πρέπει να εφαρμόζει διαδικασίες βασισμένες στις αρχές HACCP (Κανονισμός (ΕΚ) 852/2004) και να κρατά αρχεία που το αποδεικνύουν. Το ISO 22000 είναι η εθελοντική πιστοποίηση που χτίζεται πάνω σε αυτές. Στην πράξη, και στις δύο περιπτώσεις, σημαίνει έντυπα κάθε μέρα: θερμοκρασίες, παραλαβές, καθαριότητα, κρίσιμα σημεία ελέγχου. Όταν γίνονται σε χαρτί, χάνονται, συμπληρώνονται εκ των υστέρων και δεν βρίσκεις τίποτα όταν έρθει ο έλεγχος.

Το Ξenia 360 κάνει τα έντυπα HACCP ψηφιακά, με ημερομηνία και ώρα σε κάθε εγγραφή. Δουλεύει σε υπολογιστή, tablet και κινητό, μέσα από τον browser, χωρίς εγκατάσταση.

Για ποιες κουζίνες είναι

Εστιατόρια και ταβέρνες. Θερμοκρασίες ψυγείων, παραλαβές, καθαριότητα και αλλεργιογόνα, χωρίς ντοσιέ πάνω στον πάγκο.
Ξενοδοχεία με κουζίνα και μπουφέ. Πολλά ψυγεία, πολλές βάρδιες, ένα αρχείο.
Αρτοποιεία και εργαστήρια ζαχαροπλαστικής. Έλεγχος παραλαβής, λήξεις πρώτων υλών και καθαριότητα εξοπλισμού.
Κουζίνες μαζικής εστίασης και catering. Ημερήσιο CCP μαγειρέματος και ψύξης και ιχνηλασιμότητα για κάθε ημέρα παραγωγής. Δες αναλυτικά το λογισμικό μαζικής εστίασης.

Τα έντυπα HACCP που κρατά

Όσα ζητά συνήθως ένας επιθεωρητής, σε ένα σημείο:

Θερμοκρασίες ψυγείων και καταψυκτών, πρωί και απόγευμα, με τα όρια κάθε ψυγείου. Μια τιμή εκτός ορίων βγαίνει κόκκινη και ζητά να γραφτεί τι έγινε.
Έλεγχος παραλαβής: προμηθευτής, θερμοκρασία, συσκευασία, λήξη, παρτίδα, αποδοχή ή απόρριψη με αιτία.
Πρόγραμμα καθαριότητας με συχνότητα για κάθε σημείο. Δείχνει τι εκκρεμεί, για παράδειγμα τον απορροφητήρα που θέλει μηνιαίο καθάρισμα.
Ημερήσιο δελτίο CCP για μαγείρεμα και ταχεία ψύξη, με ώρες και θερμοκρασίες πυρήνα.
Ιχνηλασιμότητα: ποιες πρώτες ύλες, με ποια λήξη, μπήκαν στην παραγωγή της ημέρας. Αναλυτικά στην ιχνηλασιμότητα τροφίμων.
Διορθωτικές ενέργειες: τι έγινε στο προϊόν, ποια ήταν η αιτία και πώς επαληθεύτηκε ότι λύθηκε.
Μητρώο εκπαίδευσης προσωπικού, με ειδοποίηση πριν λήξουν οι βεβαιώσεις.
Αλλεργιογόνα κατά τον Κανονισμό (ΕΕ) 1169/2011, από το υλικό στη συνταγή και από εκεί στο μενού.

Οι ημερήσιοι έλεγχοι, στον πάγκο

Ο μάγειρας ανοίγει το tablet, γράφει τη θερμοκρασία και η ώρα μπαίνει μόνη της. Αν η τιμή είναι εκτός ορίων, το σύστημα δεν τον αφήνει να την προσπεράσει χωρίς να γράψει τι έκανε. Τα όρια τα βάζεις εσύ, από τη μελέτη HACCP σου, για κάθε ψυγείο χωριστά.

Για τις μέρες που πέφτει το ίντερνετ, κράτα στο ντοσιέ κενά έντυπα, τυπωμένα από την εφαρμογή ή από τα δωρεάν PDF παρακάτω.

Από το κινητό, με QR και barcode

Σε κάθε ψυγείο κολλάς ένα αυτοκόλλητο QR, τυπωμένο από την εφαρμογή. Ο μάγειρας το σαρώνει με την κάμερα του κινητού και ανοίγει κατευθείαν η γραμμή του ψυγείου, έτοιμη για τη θερμοκρασία. Το ίδιο γίνεται και στα σημεία καθαριότητας. Στην παραλαβή σαρώνει την ετικέτα GS1 του κιβωτίου, και η παρτίδα, η λήξη και το βάρος μπαίνουν μόνα τους. Όπου δεν υπάρχει κάμερα ή ο κωδικός δεν διαβάζεται, όλα γράφονται με το χέρι, όπως πάντα. Δουλεύει και με σαρωτή χειρός, USB ή Bluetooth.

Παραλαβή με το ψηφιακό δελτίο αποστολής

Με το ψηφιακό δελτίο αποστολής της ΑΑΔΕ, η παραλαβή δηλώνεται και στο myDATA. Στην Παραλαβή σαρώνετε το QR του δελτίου, από το χαρτί ή από το κινητό του οδηγού: προμηθευτής, είδη και ποσότητες μπαίνουν στον έλεγχο παραλαβής, και εσείς γράφετε θερμοκρασία, λήξη και παρτίδα, όπως πάντα. Μετά την αποθήκευση δηλώνετε στην ΑΑΔΕ με ένα πάτημα την παραλαβή, ή την απόρριψη με την αιτία που γράψατε. Ο κωδικός κάθε είδους του προμηθευτή μαθαίνεται, οπότε την επόμενη φορά έρχεται κατευθείαν στο σωστό υλικό της αποθήκης.

Η σύνδεση με το myDATA γίνεται μία φορά, με κλειδί που φτιάχνει ο ιδιοκτήτης ή ο λογιστής. Κωδικούς Taxisnet δεν ζητάμε ποτέ. Κατά το τελευταίο χρονοδιάγραμμα της ΑΑΔΕ, η Β΄ φάση με τις διαδικασίες φόρτωσης και παραλαβής ξεκινά την 1/1/2027 και ως τότε η διαβίβαση είναι προαιρετική. Τι ισχύει ακριβώς για τη δική σας επιχείρηση το επιβεβαιώνει ο λογιστής σας. Περισσότερα στον οδηγό για το ψηφιακό δελτίο αποστολής στην κουζίνα.

Ο φάκελος HACCP και τα διαγράμματα ροής

Εκτός από τις καθημερινές καταγραφές, ο επιθεωρητής ανοίγει και τα μόνιμα έγγραφα. Ο Φάκελος HACCP τα κρατά σε μία οθόνη: γνωστοποίηση, μελέτη και διαγράμματα ροής, απεντόμωση και μυοκτονία, νερό, λίπη και τηγανέλαια, προσωπικό. Σε κάθε έγγραφο ανεβάζεις PDF ή φωτογραφία, βάζεις λήξη ή επόμενη ενέργεια, και η εφαρμογή σε ειδοποιεί πριν λήξει κάτι. Τα πιστοποιητικά υγείας του προσωπικού κρατιούνται μόνο ως ημερομηνίες, χωρίς ιατρικά στοιχεία.

Για την απεντόμωση και τη μυοκτονία, οι παγίδες τρωκτικών και εντόμων γράφονται με τον κωδικό τους στην κάτοψη, για παράδειγμα Σ1 ή Π2. Σε κάθε επίσκεψη της εταιρείας ή στον δικό σας έλεγχο σημειώνετε ανά παγίδα έλεγχο ή αλλαγή και αν βρέθηκαν ίχνη. Η εφαρμογή ειδοποιεί όταν υπάρχει δραστηριότητα ή καθυστερεί μια αλλαγή, και το μητρώο με το φύλλο ελέγχου τυπώνονται για τον φάκελο.

Τα διαγράμματα ροής ξεκινούν από έτοιμα πρότυπα εστιατορίου: βήματα, κίνδυνοι, σημεία CP και CCP με κρίσιμα όρια, μαζί με την περιγραφική έκθεση που ζητά η υγειονομική διάταξη για τα εστιατόρια. Η εφαρμογή ετοιμάζει το προσχέδιο και ο Υγιεινολόγος το ελέγχει και το υπογράφει. Τι ακριβώς πρέπει να έχει ο φάκελος θα το βρεις στον οδηγό για τον φάκελο HACCP εστιατορίου.

Ιχνηλασιμότητα χωρίς πληκτρολόγηση

Κάθε πρώτη ύλη μπαίνει στην αποθήκη με παρτίδα και ημερομηνία λήξης, και η ανάλωση ακολουθεί σειρά FIFO. Το έντυπο ιχνηλασιμότητας της ημέρας φτιάχνεται από τις συνταγές που μαγειρεύτηκαν: κάθε υλικό μπαίνει μία φορά, με τη λήξη και τη συνολική ποσότητα. Αν η μέρα δεν έχει προγραμματισμό, το φτιάχνεις από το μηδέν: διαλέγεις πιάτο, γράφεις μερίδες και το έντυπο συμπληρώνεται μόνο του.

Έτοιμα αρχεία για τον έλεγχο

Όλα τα έντυπα μένουν στο αρχείο ανά μήνα, με προβολή και εκτύπωση A4. Σε κάθε έντυπο ορίζεις τον κωδικό, την έκδοση, τη σύνταξη και την έγκριση που έχει η μελέτη HACCP σου, όπως ζητά ο έλεγχος εγγράφων του ISO 22000, και τυπώνονται πάνω του. Κάθε αλλαγή καταγράφεται: ποιος άλλαξε τι και πότε. Όταν έρθει ο έλεγχος του ΕΦΕΤ ή του φορέα πιστοποίησης, το αρχείο υπάρχει ήδη.

Γιατί έχει σημασία

Ένα σύστημα HACCP που ζει σε χαρτιά είναι ένα σύστημα που κανείς δεν εμπιστεύεται. Όταν οι καταγραφές γίνονται εύκολα και δεν χάνονται, η ασφάλεια τροφίμων σταματά να είναι αγγαρεία και γίνεται μέρος της καθημερινής δουλειάς. Δες και τι περιλαμβάνει ένα πλάνο HACCP.

Δωρεάν έντυπα HACCP για χαρτί

Αν θέλεις να ξεκινήσεις με χαρτί, ή να έχεις εφεδρεία στο ντοσιέ, κατέβασε τα δωρεάν έντυπα HACCP σε PDF: θερμοκρασίες, παραλαβές, καθαριότητα, CCP, ιχνηλασιμότητα και διορθωτικές ενέργειες. Για το τι αλλάζει ανάμεσα σε χαρτί, Excel και λογισμικό, δες τη σύγκριση.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι μόνο για μαζική εστίαση;

Όχι. Ξεκίνησε από κουζίνα μαζικής εστίασης, αλλά οι ημερήσιοι έλεγχοι (θερμοκρασίες, παραλαβές, καθαριότητα) είναι φτιαγμένοι για κάθε επαγγελματική κουζίνα: εστιατόριο, ξενοδοχείο, αρτοποιείο. Δες ένα παράδειγμα ημέρας σε εστιατόριο.

Δουλεύει σε tablet και κινητό;

Ναι. Είναι εφαρμογή web: τρέχει σε υπολογιστή, tablet και κινητό μέσα από τον browser, χωρίς εγκατάσταση.

Χρειάζομαι σαρωτή barcode;

Όχι. Η σάρωση γίνεται με την κάμερα του κινητού ή του tablet, και όπου ένας κωδικός δεν διαβάζεται τα στοιχεία γράφονται με το χέρι. Αν θέλεις, δουλεύει και με σαρωτή χειρός, USB ή Bluetooth.

Συνδέεται με το myDATA της ΑΑΔΕ;

Ναι, για την παραλαβή με το ψηφιακό δελτίο αποστολής: σαρώνετε το QR του δελτίου, τα είδη μπαίνουν στον έλεγχο παραλαβής και δηλώνετε στην ΑΑΔΕ την παραλαβή ή την απόρριψη. Η σύνδεση γίνεται μία φορά με κλειδί του myDATA, όχι με κωδικούς Taxisnet.

Αντικαθιστά τη μελέτη HACCP ή τον σύμβουλο;

Όχι. Η μελέτη ορίζει κινδύνους, κρίσιμα σημεία και όρια. Το λογισμικό κρατά την εφαρμογή της ζωντανή κάθε μέρα και βγάζει τα αρχεία που την αποδεικνύουν. Ο σύμβουλος βλέπει τα ίδια αρχεία, χωρίς να ψάχνει χαρτιά.

Μπορώ να βάλω τους κωδικούς εντύπων της μελέτης μας;

Ναι. Για κάθε έντυπο ορίζεις κωδικό, έκδοση, ημερομηνία, σύνταξη και έγκριση, και τυπώνονται πάνω στο έντυπο.